Succesvol webinar organiseren: van idee naar uitvoering in 10 stappen

Succesvol webinar organiseren: van idee naar uitvoering in 10 stappen

Wil je een webinar organiseren, maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Wij helpen onze klanten al jaren bij het klaarzetten van hun webinars en zien van dichtbij wat wél en juist niet goed werkt bij het geven van zo’n online presentatie. Het is in potentie een goede marketingtool om leads binnen te halen en klanten te werven. Maar dan moet je het wel goed doen. Wil jij een webinar geven? We delen al onze tips met je, zodat je straks goed voorbereid voor de camera kan shinen! Zo ga jij van idee naar uitvoering in 10 stappen!

Wat is een webinar?

Even terug naar de basis: wat is een webinar eigenlijk?

De definitie van een webinar kun je het beste neerzetten als een online live video-uitzending, waarin je informatie met kijkers deelt over een specifiek onderwerp.

Je kunt een presentatie klaarzetten en interactie opzoeken met deelnemers via bijvoorbeeld een poll, chatfunctie of mondeling (afhankelijk van de tool die je inzet).

Waarom is een webinar organiseren zo goed voor je marketing?

Eerder schreven we het al: webinars zijn hot. En dat is niet voor niets. Je kunt er een groot publiek mee bereiken en het kan je een hoop klanten opleveren als jij ze er op logische wijze doorheen leidt. Je geeft een gratis webinar om je leads op te warmen met jouw kennis en doet vervolgens een onweerstaanbaar aanbod voor het volgende punt in je klantreis. Je deelt waardevolle tips met ze, ze leren je kennen en ze stappen in je betaalde programma of cursus. Dat is de droom, maar om dat te kunnen realiseren, moet je uiteraard nog wel wat stappen doorlopen! No worries, we delen de tips met je in deze blog!

Lees ook: waarom webinars geven een effectieve marketingtool is

Hoe organiseer ik een webinar?

Bij het organiseren van een webinar doorloop je verschillende fases: je to do’s voor het webinar, tijdens en daarna. De meeste tijd ben je kwijt aan de voorbereiding. Voordat je een webinar geeft, werk je namelijk aan de inhoud en de vormgeving van het webinar zelf, het werven van de deelnemers, maar ook aan de follow-up. Als je alles uit je webinar wilt halen, is een goede voorbereiding cruciaal. Laten we snel verder gaan met het stappenplan!

Lees ook: waar je aan moet denken als je een webinar wil geven

Wat is de beste webinar software?

Er zijn verschillende webinar tools die je kunt gebruiken voor het organiseren van je online sessie. We hebben door onze klanten bij Virtual Heroes inmiddels met heel wat verschillende systemen gewerkt. Je kunt je webinar in een gratis systeem geven, zoals Zoom of Teams, maar je loopt hierin ook tegen beperkingen aan. Beperkingen waarbij het goed is om je af te vragen of je het niet in één keer goed wil doen door te investeren in professionele webinar software. Zeker wanneer dit een terugkerend marketingpunt op de agenda wordt, is dit een aanrader. Het zorgt voor een professionelere omgeving en geeft je veel inzicht in het gedrag van je deelnemers. Meten is weten! Handig om nóg meer uit je webinars te halen.

 

  • Zoom webinar: Zoom is een bekende tool voor video calls, maar wordt mede door zijn gebruiksvriendelijkheid (en de gratis optie) gebruikt voor webinars. In de gratis versie zitten natuurlijk wel beperkingen. Zo kun je 40 minuten gratis in het webinar zitten en kunnen er maximaal 100 mensen deelnemen. Wel is Zoom erg bekend bij veel mensen, waardoor iedereen makkelijk toegang heeft (en snapt waar hij naar toe moet). Naast de gratis versie heeft Zoom verschillende betaalde plannen, waaronder ook een speciaal Zoom events & webinar abonnement, waarbij je gebruik kunt maken van extra functies. Zo kun je tot 30 uur streamen, heb je toegang tot de registratie en aanwezigheidslijst en kun je het makkelijk integreren met andere marketing automation tools. Handig voor je follow-up!

 

  • Teams webinar: Nog zo’n bekende video call tool is Microsoft Teams. Net als Zoom heeft Teams een betaald Microsoft Teams pakket waarmee je veilig en eenvoudig een webinar kunt opzetten. In het gratis plan kun je tot 60 minuten met 100 deelnemers meeten.

 

  • Webinargeek: Webinargeek is een Nederlandse webinar software tool waarmee je webinars kunt geven (en onze favoriet in dit rijtje). Waarom onze voorkeur hiernaar uitgaat? De software is super gebruiksvriendelijk en je kunt binnen één omgeving meerdere webinars inplannen, statistieken inzien en zien wie er wel of niet bij je webinar aanwezig was. Superhandig voor ondernemers die vaker webinars geven en de resultaten goed willen analyseren. Daarnaast kun je met een co-host het webinar geven (vanaf een andere locatie) en heb je interactieve functies zoals de chat. WebinarGeek heeft verschillende betaalde plannen die starten vanaf €19,- per maand.

 

  • WebinarJam: WebinarJam is handige webinar software die je alle opties geeft om een professioneel webinar te geven. Je kunt webinars zelfs beveiligen met een wachtwoord. De software is Engelstalig, wat handig kan zijn wanneer je leads internationaal georiënteerd zijn. Je kunt je webinar opnemen en achteraf versturen naar je deelnemers of niet-deelnemers. Ook is het mogelijk om via een chatfunctie interactie te hebben en kun je bestanden met één druk op de knop delen.

Welk systeem je kiest, is natuurlijk helemaal aan jou.

Hier zit geen goed en fout in, maar het ene programma zal door zijn mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid net wat beter bij je passen dan het andere!

50 onmisbare tips

Webinar organiseren: hét stappenplan

Top, je bent eruit; het webinar gaat er komen. Maar waar begin je en wat mag je absoluut niet vergeten in je voorbereiding? Op naar het stappenplan om een webinar te maken!

Waar moet je aan denken in je voorbereiding voor het webinar? 

De voorbereiding van je webinar slokt de meeste tijd op. We hebben de grootste voorbereidingen voor je uitgeschreven in de eerste zeven stappen van dit stappenplan!

Stap 1: bedenk waar het webinar precies past in je online strategie

Wanneer jij een webinar gaat geven, ga je tijd investeren in het maken en geven ervan.

Het is altijd aan te raden om jezelf af te vragen waarom je dit doet.

Een webinar geven, omdat je het leuk vindt, is een leuke hobby, maar hee, je wilt er ook betalende klanten uit gaan halen! Tijd is geld, voor jou als ondernemer! Onze klanten geven vaak een webinar voor bijvoorbeeld de lancering en promotie van een nieuwe cursus of programma en gebruiken het webinar om potentiële klanten net genoeg waarde te geven over het ontwerp van de cursus, zodat hun interesse (en urgentie) gewekt is. Heb jij je insteek bepaald? Verzin er nog een catchy naam voor en gaan met die banaan!

Stap 2: bepaal je doel

Meten is weten!

Wanneer is de investering van je tijd en geld de moeite waard? Zelfs een gratis webinar geven met tools die je kosteloos kunt gebruiken, kosten tijd, en dus geld. Maak een schatting vooraf hoeveel inschrijvingen, kijkers en kopers je uit dit webinar wilt halen. Deze Key Performance Indicators (KPI’s) helpen je bij de evaluatie nadien!

webinar teams

Stap 3: stel een team samen

Je hebt een webinar niet in 3 klikken georganiseerd. Gelukkig hoef je het ook niet alleen te doen!

Schakel mensen in om je te helpen en op de juiste manier te ondersteunen.

Je mails en het programma klaarzetten kan je bijvoorbeeld prima aan een virtual assistant (hi!) overlaten. Ook kun je moderators inschakelen om deelnemers tijdens je webinar te helpen met praktische vragen en de boel vlot te laten verlopen, zodat jij je enkel op je verhaal hoeft te focussen.

Stap 4: maak een to do lijst en planning

Kies de datum en het tijdstip waarop je je webinar wil gaan geven. Maak een actielijst met punten die je moet regelen en maak een planning voor wanneer je werkt aan de inhoud van het webinar, wat voor promotie je wilt gaan doen en wanneer je hiermee start.

Stap 5: kies je systemen

Hieronder vind je onze tips voor goede webinar software. Er zijn verschillende tools die je betaalt of gratis kunt gebruiken om je webinar te geven. Het voordeel van betaalde webinar tools is dat de opties uitgebreider zijn en je ze bijvoorbeeld kunt koppelen aan e-mailmarketingsystemen, zoals MailBlue. Je kunt straks je kijkers en niet-kijkers registreren en daar ook je mails op inrichten. Voordat je promotie start wil je je webinar systeem hebben klaarstaan en een connectie hebben met je mailfunnel in je mailprogramma, zodat je deelnemers met open armen ontvangen worden!

Stap 6: start je promotie

Staat de basis?

Tijd om deelnemers te trekken voor je webinar!

Praten voor een lege zaal is niet zo gezellig natuurlijk! Bedenk via welke kanalen jij je doelgroep kunt bereiken. Denk aan je maillijst en social mediakanalen, maar ook aan opties om een breder publiek te trekken, bijvoorbeeld door advertenties in te zetten.

Stap 7: webinar maken

En dan nu; de essentie van al je voorbereidingen! Maak een duidelijk, krachtig verhaal dat je in 30-60 minuten over kunt brengen op je publiek. Welke boodschap wil je dat ze meekrijgen? Welke waarde geef je weg? Hoe voed je hun interesse en zorg je ervoor dat ze meer van je willen? (Zonder een reclamepraatje af te steken?) Giet vervolgens je verhaal in een aantrekkelijke presentatie met interactieve elementen. Zo houd jij je kijkers geboeid en betrokken! Oefen het webinar een aantal keer en vraag eventueel feedback aan mensen om je heen. Bovendien kun je zo meteen timen of je qua lengte op de goede weg bent.

Lees ook: 5 tips voor een waardevol webinar

webinar software

Checklist voor de start

D-day! Vandaag is DE grote dag aangebroken. Tijd voor je webinar! Zet de puntjes op de ‘i’ met de volgende twee stappen.

Stap 8: praktische voorbereiding

Wat regel je op de dag van het webinar? Als het goed is, ben jij natuurlijk tot in de puntjes voorbereid! Waar je aan kunt denken? Een opgeladen draadloze muis, een laptop in het stopcontact, internetverbinding via de kabel (of een heel steady wifi connectie!), een rustige locatie waar je geen andere geluiden hebt, een leuke achtergrond en een glas water binnen handbereik.

Stap 9: start op tijd

Jij bent de host, de ster van het verhaal. En die komt natuurlijk niet te laat. Start op tijd op en zorg dat je voor de deelnemers in het systeem zit. Zo kun je instellingen goed zetten en checken of alles naar behoren werkt (audio – check, video – check, opname aan – check!). Neem hier echt goed de tijd voor. Zorg dat je goed in beeld bent, je goed licht hebt (plaats eventueel een extra lamp in je setting!), je geluid goed te horen is en je achtergrond neutraal is. Zonder stress ga jij straks je webinar in!

Wat regel je na een webinar?

De follow-up zet je eigenlijk natuurlijk al klaar in je voorbereiding, maar is een bijna even zo belangrijk punt als je eerste mails.

Stap 10: follow-up

Zie je follow-up als een soort aftercare en stuur een aantal mails waarin je de deelnemers nog eens kunt bedanken en een webinar opname kunt sturen, zodat ze deze nog eens terug kunnen kijken. Bovendien is dit een uitgelezen kans om je tijdelijke actie nog eens onder de aandacht te brengen. Deze mails zorgen vaak voor extra sales!

Webinar terugkijken 

Tot slot is het aan te raden om je webinar op te nemen. In verschillende programma’s kun je een opname regelen en een replay (automatisch) versturen naar je kijkers en niet-kijkers. Handig, zo kunnen zij het terugkijken, maar jij ook! Check je eigen tips en tops, bekijk de data die je verzameld hebt en stel de verbeterpunten op voor de volgende keer. Oefening baart kunst!

Tip: heb je hulp nodig bij het klaarzetten van jouw webinar? We’ve got you! We denken graag met je mee én bieden je de welkome extra handen om bijvoorbeeld je webinar en funnel klaar te zetten. Meer weten? Plan een gratis kennismakingsgesprek met ons in om hier meer over te weten te komen!

 

 

 

Reageer

Verder lezen